Resumen en lenguaje sencillo
Lo esencial:
- Escena Agency ofrece un CRM con chatbots, agentes de inteligencia artificial, landing pages, calendario y canales de mensajería. Para eso trata datos personales de nuestros clientes y de las personas que ellos atienden.
- Con tus datos propios (cuenta, facturación, uso de la plataforma) somos Responsables del tratamiento. Con los datos de los contactos de nuestros clientes (leads, conversaciones) somos Encargados: los tratamos solo por instrucción de cada cliente.
- No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad de terceros.
- Puedes conocer, corregir, actualizar o pedir la eliminación de tus datos escribiendo a hola@escenagency.com.
- Cumplimos la Ley 1581 de 2012 de Colombia (Habeas Data) y sus decretos reglamentarios, y atendemos los derechos equivalentes del RGPD para personas ubicadas en la Unión Europea.
1. Quién es el Responsable del tratamiento
El Responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es Escena Agency (en adelante, «Escena Agency», «nosotros» o «la Compañía»), titular de la plataforma CRM Escena Agency disponible en crm.escenagency.com (en adelante, «la Plataforma»).
| Razón social / nombre | Escena Agency |
|---|---|
| Correo para asuntos de datos personales | hola@escenagency.com |
| Sitio web | escenagency.com |
2. A quién aplica esta política y definiciones
Esta política aplica a: (a) las personas que visitan nuestro sitio, (b) quienes se registran y usan la Plataforma —el «Cliente» (la empresa) y sus «Usuarios» (administradores y asistentes)—, y (c) las personas que interactúan con los chatbots, agentes de IA, formularios, landing pages o canales de mensajería que nuestros Clientes configuran en la Plataforma (los «Contactos»).
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Titular: la persona natural a quien se refieren los datos.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
- Responsable: quien decide sobre la finalidad y los medios del tratamiento. Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable.
3. Nuestro doble rol: Responsable y Encargado
Como Responsable tratamos los datos de los Clientes y Usuarios necesarios para crear y administrar la cuenta, facturar, dar soporte, proteger la Plataforma y cumplir la ley.
Como Encargado tratamos los datos de los Contactos que cada Cliente captura o gestiona en la Plataforma (nombre, teléfono, correo, conversaciones, notas, tareas, cotizaciones, archivos). Cada Cliente es el Responsable de esos datos: decide con qué finalidad se recolectan, debe contar con la autorización o base legal necesaria de sus Contactos y es quien responde ante ellos. Nosotros solo los tratamos para prestar el servicio contratado y siguiendo las instrucciones del Cliente, bajo las condiciones de este documento y de las Condiciones del servicio.
Si eres Contacto de uno de nuestros Clientes y quieres ejercer tus derechos, puedes dirigirte directamente a esa empresa o escribirnos a hola@escenagency.com y trasladaremos tu solicitud.
4. Qué datos recolectamos
| Categoría | Datos | Origen |
|---|---|---|
| Cuenta y perfil | Nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, empresa, sitio web, rol, contraseña (almacenada de forma no reversible), foto o logo si lo cargas. | Tú, al registrarte o al invitarte un administrador |
| Acceso con Google | Correo, nombre y verificación del correo que entrega Google cuando eliges «Continuar con Google». | Google, con tu autorización |
| Facturación y pagos | Datos de facturación (nombre o razón social, NIT, dirección, correo), plan contratado, facturas, estado y referencia de los pagos. No almacenamos números de tarjeta: el pago lo procesa la pasarela elegida. | Tú y la pasarela de pago |
| Contenido del Cliente | Contactos (leads), conversaciones, mensajes, notas, tareas, calendario, cotizaciones, landing pages, archivos y documentos cargados, base de conocimiento de los agentes de IA. | El Cliente, sus Usuarios y sus Contactos |
| Mensajería y canales | Mensajes, identificadores de usuario y de cuenta de WhatsApp, Messenger e Instagram, cuando el Cliente conecta esos canales. | Meta Platforms y los Contactos |
| Integraciones | Credenciales y tokens de acceso que el Cliente configura (por ejemplo, Google Calendar o Meta), eventos de calendario que el Usuario decide sincronizar. | El Cliente o Usuario |
| Soporte | Chat en vivo, tickets, capturas de pantalla y archivos adjuntos que envías para recibir ayuda. | Tú |
| Datos técnicos y de seguridad | Dirección IP, navegador y dispositivo, fecha y hora de acceso, registros de actividad y auditoría, intentos de inicio de sesión, métricas de uso del plan. | Generados automáticamente |
No solicitamos datos sensibles (salud, origen racial, orientación política, biométricos, etc.). Si un Cliente decide registrar este tipo de información de sus Contactos, es responsable de contar con su autorización expresa y de las medidas que la ley exige. Recomendamos no cargarlos en campos abiertos.
5. Para qué usamos los datos (finalidades)
- Prestar el servicio: crear y administrar tu cuenta, autenticarte, ejecutar chatbots, agentes de IA, landing pages, calendario, cotizaciones y canales de mensajería.
- Facturación y cobro: emitir facturas, procesar pagos, gestionar renovaciones, mora y suspensión.
- Soporte y comunicación: responder tickets y chats, enviarte avisos del servicio (activación de cuenta, recibos, límites del plan, cambios importantes, incidentes).
- Seguridad y prevención de abuso: detectar accesos no autorizados, fraude, spam y usos contrarios a las condiciones; mantener registros de auditoría.
- Mejora del producto: analizar métricas agregadas de uso para corregir errores y mejorar funciones. No usamos el contenido de tus Contactos para fines propios de marketing.
- Cumplimiento legal: atender requerimientos de autoridades y obligaciones contables, tributarias y de protección de datos.
- Comunicaciones comerciales: si lo autorizas, enviarte información sobre novedades y servicios de Escena Agency. Puedes retirar esta autorización en cualquier momento.
6. Autorización y base legal
Tratamos tus datos con base en: (i) tu autorización previa, expresa e informada, que otorgas al registrarte y aceptar esta política y las Condiciones del servicio (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012); (ii) la ejecución del contrato que celebras con nosotros; (iii) el cumplimiento de obligaciones legales; y (iv) nuestro interés legítimo en proteger la seguridad de la Plataforma. Para personas ubicadas en la Unión Europea, estas bases corresponden a las del artículo 6 del RGPD.
Puedes revocar tu autorización o solicitar la supresión de tus datos en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.
7. Con quién compartimos los datos (encargados y proveedores)
No vendemos ni alquilamos datos personales. Compartimos datos únicamente con proveedores que nos ayudan a operar la Plataforma, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad, y solo en la medida necesaria:
| Proveedor / tipo | Para qué |
|---|---|
| Alojamiento y servidores (InterServer) | Infraestructura donde se ejecuta la Plataforma y se almacenan los datos. |
| Pasarelas de pago: Stripe, Mercado Pago, PayPal | Procesar pagos. Estas empresas tratan los datos de pago bajo sus propias políticas. |
| Correo electrónico (servidor SMTP configurado, p. ej. Gmail) | Enviar correos de activación, recibos y avisos. |
| Google (acceso con Google, Google Calendar, reCAPTCHA, Google AI Studio) | Iniciar sesión, sincronizar calendarios, proteger formularios contra bots y generar respuestas de IA. |
| Meta Platforms (WhatsApp, Messenger, Instagram) | Recibir y enviar mensajes de los canales que el Cliente conecte. |
| Proveedores de modelos de IA (Google AI Studio, Groq, OpenRouter, Hugging Face, Kilo, NVIDIA, entre otros que podamos habilitar) | Generar las respuestas de los agentes de IA y textos asistidos. |
También podemos revelar información cuando una autoridad competente lo exija legalmente, para proteger derechos o la seguridad de las personas, o en el marco de una reestructuración empresarial (fusión, adquisición), caso en el cual te informaremos.
8. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas
Los agentes de IA responden usando la información que cada Cliente carga como base de conocimiento y el texto de la conversación. Para generar la respuesta, enviamos a un proveedor de modelos de IA el mensaje de la conversación, el historial reciente y los fragmentos relevantes de la base de conocimiento.
- Transparencia: el Cliente debe informar a sus Contactos que interactúan con un asistente automatizado cuando la ley o el contexto lo requieran.
- Sin decisiones jurídicas automatizadas: la Plataforma no toma decisiones que produzcan efectos jurídicos significativos sobre las personas sin intervención humana; el Cliente puede pasar cualquier conversación a un asesor.
- Proveedores y entrenamiento: cada proveedor de IA aplica sus propios términos. Algunos, especialmente en sus capas gratuitas, pueden utilizar los contenidos enviados para mejorar sus modelos según sus condiciones. Por eso recomendamos a los Clientes no cargar datos sensibles ni información confidencial en conversaciones ni en bases de conocimiento. Puedes consultar la política de cada proveedor en su sitio.
- Exactitud: las respuestas de IA pueden contener errores. Deben revisarse y no sustituyen asesoría profesional.
9. Uso de datos de Google (Google API Services)
Si conectas tu cuenta de Google, accedemos únicamente a los datos necesarios para la función que activas:
- Iniciar sesión con Google: tu correo, nombre y la verificación de ese correo.
- Google Calendar: la lista de tus calendarios y los eventos del calendario que elijas, para mostrarlos en el calendario del CRM y para crear, actualizar o eliminar en Google los eventos que correspondan a tus tareas o que edites desde el CRM.
El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se ajustará a la Política de datos de usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. En concreto: no vendemos esos datos, no los usamos para publicidad, no los compartimos con terceros salvo lo necesario para prestarte el servicio o cumplir la ley, y no permitimos que personas los lean salvo con tu consentimiento, por seguridad o por obligación legal.
Puedes desconectar tu cuenta en cualquier momento desde Calendario → Google Calendar, o revocar el acceso en myaccount.google.com/permissions. Al desconectar, eliminamos los tokens de acceso almacenados.
10. Datos de WhatsApp, Messenger e Instagram
Cuando un Cliente conecta estos canales, recibimos de Meta los mensajes y los identificadores necesarios para mostrarlos en la bandeja de Conversaciones y responder. Esos datos se tratan según esta política, las condiciones de Meta y la normativa aplicable. El Cliente es responsable de obtener el consentimiento de sus Contactos y de cumplir las políticas de Meta (incluida la ventana de 24 horas de WhatsApp y el uso de plantillas aprobadas).
Eliminación de datos: si quieres que eliminemos los datos que recibimos desde estos canales, sigue el procedimiento de la sección «Eliminación de datos» de esta política.
11. Transmisión y transferencia internacional de datos
Nuestros servidores y varios de nuestros proveedores (hosting, IA, pagos, correo, mensajería) se encuentran en Estados Unidos y otros países, por lo que tus datos pueden ser almacenados o procesados fuera de Colombia. Cuando esto ocurre, adoptamos medidas contractuales y técnicas para que el proveedor ofrezca niveles de protección adecuados, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, y, cuando la ley lo exija, contamos con tu autorización expresa para la transferencia, que otorgas al aceptar esta política.
12. Medidas de seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, entre ellas:
- Conexiones cifradas (HTTPS/TLS) para acceder a la Plataforma.
- Contraseñas almacenadas con funciones de resumen criptográfico seguras (no se guardan en claro) y política de contraseñas robustas.
- Verificación en dos pasos (2FA) opcional para los Usuarios y obligatoria para el equipo de administración de la Plataforma.
- Activación de cuenta por enlace al correo, límites de intentos de acceso y verificación anti-bots.
- Aislamiento de la información de cada Cliente, control de acceso por roles y permisos por sección.
- Los secretos y claves de integración se guardan en el servidor y no se vuelven a mostrar en la interfaz.
- Validación de los archivos que se cargan y protección frente a solicitudes a direcciones internas.
- Registros de auditoría de acciones relevantes y copias de seguridad periódicas.
Ningún sistema es completamente invulnerable. Si detectamos un incidente de seguridad que afecte tus datos personales, te lo notificaremos y, cuando corresponda, lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) dentro de los plazos legales.
13. Cuánto tiempo conservamos los datos
- Cuenta activa: mientras mantengas el servicio contratado.
- Tras cancelar o terminar: conservamos tu información por un período limitado para que puedas exportarla o reactivar la cuenta y, vencido ese período, la eliminamos o anonimizamos, salvo lo que la ley exija conservar.
- Información contable y tributaria (facturas, pagos): durante el tiempo que exige la normativa mercantil y tributaria colombiana (actualmente, 10 años).
- Registros de seguridad y auditoría: por el tiempo necesario para prevenir fraude y atender requerimientos.
- Copias de seguridad: se rotan periódicamente; los datos eliminados desaparecen de las copias cuando estas se renuevan.
14. Tus derechos como titular
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
- Acceder de forma gratuita a tus datos personales objeto de tratamiento.
Si te encuentras en la Unión Europea, también puedes solicitar la portabilidad de tus datos, la limitación del tratamiento y oponerte a tratamientos basados en interés legítimo, y presentar una reclamación ante tu autoridad de control.
15. Cómo ejercer tus derechos (consultas y reclamos)
Escríbenos a hola@escenagency.com indicando tu nombre completo, un medio de contacto, la descripción clara de tu solicitud y los documentos que quieras hacer valer. Para proteger tu información, podemos pedirte que acredites tu identidad.
- Consultas: las responderemos en un máximo de 10 días hábiles. Si no es posible, te informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): los atenderemos en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más con aviso previo. Si el reclamo está incompleto, te pediremos subsanarlo dentro de los 5 días siguientes.
El área responsable de atender estas solicitudes es el equipo de atención de Escena Agency, a través del correo indicado.
16. Eliminación de datos
Para solicitar la eliminación de tu cuenta y de los datos asociados (incluidos los recibidos de Google o de canales de Meta), envía un correo a hola@escenagency.com con el asunto «Eliminación de datos» desde el correo registrado en tu cuenta, o desde el panel solicita la cancelación a tu administrador. Verificaremos tu identidad, eliminaremos o anonimizaremos los datos dentro de los plazos de la sección anterior y te confirmaremos. Quedan excluidos los datos que debamos conservar por obligación legal.
Si eres Contacto de un Cliente y quieres que se eliminen tus datos de sus bases, indícanos el Cliente y tu dato de contacto; trasladaremos tu solicitud para que la atienda.
17. Menores de edad
La Plataforma está dirigida a empresas y profesionales mayores de 18 años y no está destinada a menores de edad. No recolectamos conscientemente datos de menores. Si un Cliente trata datos de niños, niñas o adolescentes, debe cumplir los requisitos reforzados de la Ley 1581 de 2012 (interés superior y autorización de los representantes legales). Si crees que un menor nos entregó datos, escríbenos para eliminarlos.
19. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o del servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha y, si el cambio es sustancial, te avisaremos por correo o dentro de la Plataforma. El uso continuado del servicio después de la entrada en vigor implica que conoces la nueva versión.
20. Contacto
Para cualquier duda sobre esta política o el tratamiento de tus datos: hola@escenagency.com. Si no estás conforme con la respuesta, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co), autoridad de protección de datos en Colombia.
Consulta también nuestras Condiciones del servicio.